Ngày 17/04/2026

1. Tổng quan

Trong hoạt động xuất nhập khẩu, chứng từ không chỉ là thủ tục hành chính mà còn là “xương sống” của toàn bộ quá trình logistics. Một bộ chứng từ đầy đủ, chính xác sẽ giúp doanh nghiệp:

• Thông quan nhanh chóng
• Tránh phát sinh chi phí lưu kho, lưu bãi
• Hạn chế rủi ro bị kiểm hóa hoặc phạt hành chính

Tuy nhiên, trên thực tế, không ít doanh nghiệp (đặc biệt là doanh nghiệp mới) vẫn chưa nắm rõ bộ hồ sơ đầy đủ cần chuẩn bị. Dẫn đến tình trạng thiếu chứng từ hoặc sai lệch thông tin, khiến cho lô hàng của doanh nghiệp chậm trễ - ảnh hưởng đến khách hàng.

2. Bộ chứng từ hải quan đầy đủ gồm những gì?

Tùy vào loại hình (xuất khẩu, nhập khẩu, gia công, sản xuất xuất khẩu…), bộ chứng từ có thể thay đổi. Tuy nhiên, có thể chia thành 4 nhóm chính dưới đây:

2.1. Nhóm chứng từ bắt buộc
Các chứng từ cơ bản, gần như áp dụng cho mọi lô hàng:

• Tờ khai hải quan
• Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
• Phiếu đóng gói (Packing List)
• Vận đơn (Bill of Lading hoặc Airway Bill)

Đây là nhóm chứng từ quan trọng nhất để cơ quan hải quan xác định giá trị, số lượng và quá trình vận chuyển hàng hóa.

2.2. Nhóm chứng từ thương mại và thanh toán

Nhóm này không phải lúc nào cũng bắt buộc, nhưng đóng vai trò quan trọng trong giao dịch quốc tế và xác định nguồn gốc hàng hóa:

• Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O – Certificate of Origin)
• Chứng từ thanh toán (L/C, T/T, Swift)

Giấy chứng nhận xuất xứ giúp doanh nghiệp được hưởng ưu đãi thuế quan theo các hiệp định thương mại. Còn chứng từ thanh toán giúp chứng minh giao dịch và hỗ trợ kiểm tra trị giá hải quan.

2.3. Nhóm chứng từ kiểm tra chuyên ngành

Áp dụng đối với các mặt hàng thuộc diện quản lý đặc biệt:

• Giấy kiểm dịch động thực vật
• Giấy kiểm tra chất lượng
• Giấy phép nhập khẩu
• Công bố hợp quy hoặc hợp chuẩn

Không phải tất cả các lô hàng đều cần nhóm chứng từ này, tùy theo quy định từng mặt hàng.

2.4. Nhóm chứng từ vận tải và giao nhận

Ngoài vận đơn, một số chứng từ khác cũng thường xuất hiện:

• Lệnh giao hàng (Delivery Order)
• Xác nhận đặt chỗ (Booking Note)
• Bản khai hàng hóa (Manifest)

Các chứng từ này phục vụ cho quá trình nhận hàng tại cảng hoặc sân bay.

Nếu quý khách cần dịch vụ hỗ trợ liên quan đến khai báo hải quan, vận chuyển hàng hóa (xe container, hàng thủy, hàng không). ASL rất hân hạnh được đồng hành giải đáp những thắc mắc của quý khách.
Xem thêm tại đây: https://www.asl-corp.com.vn/dich-vu/dich-vu-ho-tro-tu-asl/dich-vu-ho-tro-tu-asl

Vậy một bộ hồ sơ hải quan đầy đủ sẽ bao gồm:

Tờ khai hải quan nhập khẩu:

• Packing list (1 bản chụp)
• Hóa đơn thương mại (1 bản chụp) (không cần nếu: hàng gia công hoặc không thanh toán)

Thông báo hàng đến:

• Vận đơn / chứng từ vận tải (1 bản chụp)
•  (tàu dịch vụ dầu khí: dùng bản khai hàng hóa thay vận đơn)
• Bảng kê lâm sản (nếu nhập gỗ) – 1 bản chính
• Giấy phép nhập khẩu – 1 bản chính (lần đầu)
• Giấy chứng nhận kiểm tra chuyên ngành (nếu có) – bản chính hoặc chụp
• Chứng từ chứng minh đủ điều kiện (nộp lần đầu) – 1 bản chụp
• Tờ khai trị giá (nếu có) – bản điện tử hoặc 2 bản giấy
• C/O – chứng nhận xuất xứ (nếu có)
• Danh mục máy móc thiết bị + phiếu trừ lùi (nếu có) – bản chụp + xuất trình bản chính
• Hợp đồng ủy thác (nếu có) – 1 bản chụp

3. Quy trình khai báo hải quan
Một bộ chứng từ đầy đủ chỉ thực sự có giá trị khi được sử dụng đúng quy trình. Thông thường, quy trình thông quan gồm:

Bước 1: Chuẩn bị chứng từ
Chuẩn một bộ hồ sơ đầy đủ hải quan đầy đủ

Bước 2: Khai báo hải quan điện tử
Khai báo thông tin trên hệ thống VNACCS/VCIS.

Bước 3: Phân luồng hải quan
Hệ thống sẽ phân luồng:
Luồng xanh: thông quan nhanh
Luồng vàng: kiểm tra hồ sơ
Luồng đỏ: kiểm tra thực tế hàng

Bước 4: Nộp thuế và hoàn tất thủ tục
Sau khi kiểm tra, doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ thuế để thông quan hàng hóa

Xem thêm chi tiết tại đây: https://www.asl-corp.com.vn/tin-tuc/noi-bo/to-khai-hai-quan-xuat-khau-la-gi-5-buoc-lam-thu-tuc-hai-quan-xuat-khau

4. ASL Logistics tự hào là đối tác tin cậy trong dịch vụ đại lý hải quan và báo giá cước vận chuyển
Với hơn 21 năm kinh nghiệm trong ngành và đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, ASL Logistics cam kết mang đến sự an tâm nhất đến quý khách hàng trong những dịch vụ chứng từ. Như truyền tờ khai hải quan, làm E-C/O, hun trùng, kiểm dịch thực vật, các chứng từ khác đúng hạn, và cùng với rất nhiều lợi thế cạnh tranh khác:

• Tư vấn miễn phí cho khách hàng về loại hình khai hải quan phù hợp, tính thuế, áp mã hàng phù hợp (HS code), áp giá hải quan, làm các loại C/O, giấy kiểm dịch, hoàn thuế nhập khẩu và các chính sách thuế khác có liên quan.
• Hỗ trợ các dịch vụ khai báo hải quan hàng xuất nhập gồm hàng nguyên tàu, hàng nguyên container, hàng lẻ, hàng rời với đa dạng các mặt hàng như gỗ, quần áo, vải, móc áo, trang trí nội thất, nhựa, trang thiết bị máy móc, hàng nguy hiểm, ôtô…

Ngoài ra, ASL còn cung cấp các dịch vụ thông quan đối với tất cả các loại hình hàng hoá xuất nhập khẩu là hàng hàng viện trợ, hàng dự án, hàng triển lãm, hàng quá cảnh tại các chi cục hải quan cửa khẩu và các khu vực Đồng Nai, Bình Dương, Hà Nam, TP.HCM, Bình Phước, Bà Rịa - Vũng Tàu…

Xem thêm tại đây: https://www.asl-corp.com.vn/vi/dich-vu/29/khai-thue-hai-quan

Nếu quý khách có nhu cần sử dụng dịch vụ khai báo hải quan hay các dịch vận chuyển liên quan khác của ASL, hãy liên hệ qua hotline của ASL để được tư vấn thêm 
Hotline: 093 778 8909

Các thủ tục, dịch vụ liên quan: Vận chuyển đường biển, Vận chuyển hàng không, Vận chuyển hàng lẻ, Khai thuê hải quan, Vận tải nội địa, Quản trị chuỗi cung ứng 4PL,Vận chuyển hàng dự án, Vận chuyển đa phương thức, Dịch vụ kho bãi, Vận chuyển hàng đi Mỹ, Chuỗi dịch vụ cung ứng lạnh, Dịch vụ thương mại điện tử, Vận chuyển xuyên biên giới Lào-Campuchia