Ngày 21/09/2026

Trong giao dịch thương mại, xuất nhập khẩu, cung ứng máy móc thiết bị hay nghiệm thu dự án, doanh nghiệp thường bắt gặp yêu cầu cung cấp CQ – Certificate of Quality. Tuy nhiên, CQ rất dễ bị nhầm với C/O (Certificate of Origin), chứng nhận hợp quy, Test Report hoặc các chứng từ kiểm tra chất lượng chuyên ngành.

Vậy CQ là gì? CQ có bắt buộc khi xuất nhập khẩu không? Nội dung trên CQ gồm những gì và CQ khác C/O như thế nào? Việc hiểu đúng bản chất từng loại chứng từ sẽ giúp doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ phù hợp và hạn chế những vướng mắc không cần thiết trong quá trình giao nhận, nghiệm thu và thực hiện thủ tục xuất nhập khẩu.

1. CQ là gì?

1.1. Giấy chứng nhận chất lượng CQ là gì?

CQ (Certificate of Quality) thường được hiểu là Giấy/Chứng thư chứng nhận chất lượng, dùng để thể hiện hoặc xác nhận chất lượng, đặc tính kỹ thuật hay mức độ đáp ứng tiêu chuẩn/yêu cầu áp dụng đối với sản phẩm hoặc lô hàng.

Nội dung và hình thức CQ không có một mẫu chung áp dụng cho mọi sản phẩm. Trên thực tế, một CQ có thể thể hiện những thông tin như tên sản phẩm, model, số serial hoặc số lô, tiêu chuẩn áp dụng, thông số hoặc kết quả kiểm tra và xác nhận của đơn vị phát hành.

Ví dụ, một Certificate of Quality thực tế đối với máy móc có thể ghi rõ model, serial number, ngày sản xuất, tiêu chí kiểm tra, phương pháp kiểm tra và kết quả PASS của từng hạng mục.

1.2. CQ được sử dụng để làm gì?

Tùy từng giao dịch, CQ có thể được sử dụng nhằm:

• Cung cấp căn cứ về chất lượng hoặc đặc tính kỹ thuật của hàng hóa;
• Đối chiếu hàng thực tế với yêu cầu kỹ thuật trong hợp đồng;
• Hoàn thiện hồ sơ giao hàng, bàn giao hoặc nghiệm thu;
• Đáp ứng yêu cầu của người mua, chủ đầu tư hoặc hồ sơ dự án;
• Hỗ trợ xử lý khi phát sinh khiếu nại, tranh chấp liên quan đến chất lượng;
• Bổ sung tài liệu kỹ thuật/chất lượng trong một số thủ tục quản lý chuyên ngành khi quy định cụ thể yêu cầu.

Vì vậy, giá trị sử dụng của CQ cần được xem xét theo từng sản phẩm, hợp đồng và mục đích sử dụng, thay vì hiểu CQ như một loại “giấy phép chất lượng” chung cho tất cả hàng hóa.

2. CQ có bắt buộc đối với hàng hóa xuất nhập khẩu không?

Đây là vấn đề doanh nghiệp thường nhầm lẫn nhất.

2.1. Không phải mọi lô hàng xuất nhập khẩu đều bắt buộc có CQ

CQ không phải là chứng từ mặc định bắt buộc đối với tất cả hàng hóa xuất nhập khẩu. Cổng thông tin của cơ quan tiêu chuẩn đo lường chất lượng từng dẫn quy định về hồ sơ hải quan và nêu rằng người khai hải quan không phải nộp chứng từ chứng nhận chất lượng C/Q cho cơ quan hải quan như một thành phần chung của hồ sơ.

Do đó, không nên hiểu rằng:

“Hàng nhập khẩu = bắt buộc phải có CQ mới được thông quan.”

Doanh nghiệp cần kiểm tra cụ thể mã HS, chính sách mặt hàng, quy định quản lý chuyên ngành và yêu cầu áp dụng tại thời điểm thực hiện thủ tục.

2.2. Khi nào doanh nghiệp có thể cần CQ hoặc chứng từ về chất lượng?

Yêu cầu về CQ hoặc tài liệu chứng minh chất lượng có thể phát sinh từ:

• Điều khoản của hợp đồng ngoại thương;
• Yêu cầu của khách hàng hoặc nhà nhập khẩu;
• Hồ sơ mời thầu, hồ sơ dự án;
• Yêu cầu nghiệm thu, bàn giao thiết bị;
• Tiêu chuẩn kỹ thuật mà các bên đã thỏa thuận;
• Quy định quản lý chuyên ngành áp dụng đối với hàng hóa cụ thể.

Đặc biệt, với hàng hóa thuộc diện kiểm tra nhà nước về chất lượng, doanh nghiệp phải xác định chính xác loại chứng từ và thủ tục mà quy định chuyên ngành yêu cầu. “CQ” trong giao dịch thương mại không đương nhiên thay thế giấy chứng nhận hợp quy, kết quả kiểm tra nhà nước, giấy giám định hay các chứng từ chuyên ngành khác.

3. Những nhóm hàng nào thường được yêu cầu CQ?

Không có một danh mục chung theo kiểu “tất cả những mặt hàng sau đều bắt buộc phải có CQ”. Yêu cầu phụ thuộc vào hợp đồng, dự án và quy định áp dụng cho từng sản phẩm.

Trong thực tế thương mại và cung ứng dự án, CQ thường xuất hiện đối với các nhóm như:

• Máy móc, thiết bị công nghiệp: dây chuyền sản xuất, máy nén khí, máy gia công, thiết bị nâng hạ...
• Thiết bị điện – điện tử: tủ điện, máy biến áp, dây cáp, thiết bị đóng cắt...
• Vật tư và thiết bị công trình: thép, ống, van, phụ kiện và các thiết bị kỹ thuật;
• Thiết bị phục vụ dự án: hàng hóa cần chứng minh thông số hoặc chất lượng khi bàn giao, nghiệm thu;
• Một số thiết bị chuyên ngành: khi hợp đồng, hồ sơ mua sắm hoặc quy định quản lý tương ứng yêu cầu tài liệu về chất lượng.

Điểm doanh nghiệp cần lưu ý là “thường được yêu cầu CQ” và “pháp luật bắt buộc phải có CQ” là hai vấn đề khác nhau.

4. Một giấy chứng nhận chất lượng CQ thường có những thông tin gì?

CQ không nhất thiết có cùng một mẫu giữa các nhà sản xuất hoặc tổ chức phát hành. Tùy sản phẩm và mục đích chứng nhận, nội dung có thể khác nhau.

Một Certificate of Quality thường có thể bao gồm:

• Tên và thông tin đơn vị phát hành;
• Tên sản phẩm/hàng hóa;
• Nhãn hiệu, model hoặc mã sản phẩm;
• Serial number hoặc số lô, nếu áp dụng;
• Số lượng hàng hóa;
• Ngày sản xuất;
• Tiêu chuẩn hoặc yêu cầu kỹ thuật áp dụng;
• Chỉ tiêu, phương pháp hoặc kết quả kiểm tra;
• Kết luận về mức độ đáp ứng yêu cầu;
• Số CQ và ngày phát hành;
• Họ tên, chức danh, chữ ký hoặc xác nhận của đơn vị phát hành.

Một số CQ còn dẫn chiếu đến invoice, C/O, hợp đồng hoặc thông tin lô hàng nhằm xác định chính xác hàng hóa mà chứng thư áp dụng.

Khi tiếp nhận CQ, doanh nghiệp nên kiểm tra sự thống nhất giữa tên hàng, model, serial/lot number, nhà sản xuất, invoice, packing list và hàng hóa thực tế.

5. CQ do ai cấp?

Trong giao dịch thương mại, Certificate of Quality có thể được nhà sản xuất hoặc chủ thể được ủy quyền phát hành để xác nhận sản phẩm/lô hàng đã được sản xuất, kiểm tra theo các yêu cầu nhất định. Các CQ thực tế được công bố trong hồ sơ của cơ quan nhà nước cho thấy có trường hợp chứng thư được phát hành bởi doanh nghiệp/đơn vị được nhà sản xuất ủy quyền và có trường hợp do chính nhà sản xuất xác nhận kết quả kiểm tra thiết bị.

Trong khi đó, nếu pháp luật chuyên ngành yêu cầu chứng nhận hoặc giám định chất lượng bởi bên thứ ba, chứng từ phải được cấp bởi tổ chức chứng nhận/giám định đáp ứng điều kiện hoặc được chỉ định, thừa nhận theo quy định tương ứng.

Vì vậy, trước khi yêu cầu nhà cung cấp “cấp CQ”, doanh nghiệp nên xác định rõ bên mua cần Manufacturer's CQ, chứng thư của tổ chức độc lập hay một loại chứng nhận chất lượng chuyên ngành cụ thể.

6. Phân biệt CQ và CO trong xuất nhập khẩu

CQ và C/O thường cùng xuất hiện trong bộ chứng từ thương mại nhưng chứng minh hai vấn đề hoàn toàn khác nhau.

Ví dụ 

Một lô máy móc nhập khẩu có thể có:

• CQ: xác nhận model X đã được sản xuất/kiểm tra theo các tiêu chuẩn hoặc thông số kỹ thuật nhất định.
• C/O: chứng minh chiếc máy có xuất xứ từ quốc gia hoặc vùng lãnh thổ xác định theo quy tắc xuất xứ áp dụng.

Như vậy, CQ trả lời câu hỏi về chất lượng, còn C/O trả lời câu hỏi về xuất xứ. Có CQ không đồng nghĩa hàng hóa đã được chứng minh xuất xứ và có C/O cũng không đồng nghĩa C/O chứng nhận chất lượng của sản phẩm.

Phân biệt CO và CQ

7. Những lưu ý khi kiểm tra CQ của hàng nhập khẩu

Khi nhà cung cấp gửi CQ, doanh nghiệp không nên chỉ kiểm tra xem tài liệu có tiêu đề “Certificate of Quality” hay không. Quan trọng hơn là CQ có thực sự khớp với lô hàng đang giao dịch.

Doanh nghiệp nên đối chiếu:

• Tên và địa chỉ nhà sản xuất/đơn vị phát hành;
• Tên hàng, model và mã sản phẩm;
• Serial number hoặc lot number nếu có;
• Tiêu chuẩn, specification hoặc yêu cầu kỹ thuật;
• Kết quả kiểm tra và kết luận;
• Ngày sản xuất và ngày phát hành CQ;
• Invoice, C/O hoặc thông tin lô hàng được dẫn chiếu;
• Chữ ký, xác nhận hoặc dấu nếu mẫu chứng từ và giao dịch yêu cầu.

Đặc biệt với thiết bị có giá trị lớn hoặc hàng phục vụ dự án, nên thống nhất yêu cầu về CQ ngay trong hợp đồng mua bán thay vì chờ đến khi hàng đã được sản xuất hoặc vận chuyển mới yêu cầu nhà cung cấp bổ sung.

8. Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi chuẩn bị CQ và chứng từ xuất nhập khẩu?

CQ không bắt buộc đối với mọi lô hàng mà tùy thuộc vào loại hàng hóa, yêu cầu của đối tác và quy định quản lý chuyên ngành. Vì vậy, doanh nghiệp nên kiểm tra chính sách mặt hàng và chuẩn bị đúng bộ chứng từ trước khi thực hiện thủ tục để hạn chế phát sinh thời gian, chi phí.

Với kinh nghiệm trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, ASL Logistics cung cấp dịch vụ khai báo hải quan, hỗ trợ doanh nghiệp rà soát mã HS, chính sách mặt hàng, chứng từ và thực hiện thủ tục hải quan nhanh chóng, chính xác.

Xem thêm: Dịch vụ khai báo hải quan của ASL Logistics

-----
⚓ ASL Logistics - Your True Logistics Partner

📍 www.asl-corp.com.vn

📞 Hotline: 093 778 8909 

☎ 028 3512 9759 EXT: 123

✉ pricing@asl-corp.com.vn

Minh Phúc